[SAP/SD] 빌링 - 6장. 빌링문서

 

✔ 6.1 Billing document ( 대금청구 문서 )

6.1.1 Billing document overview

 

SAP  시스템에서 처리할 수 있는 billing document는 다음과 같다.

- Invoices
- Credit and debit memos
- Pro forma invoices
- Cancellation documents

Billing document가 생성 되었을 때 영향을 받는 부분을 열거하면 아래와 같다.

- Billing document 관련 order나 delivery의 billing document 관련 status 가 변경된다.
- 고객의 credit account가 변경된다.
- Sales Information System의 sales statistics가 변경된다.
- 시스템이 billing data를 Financial Accounting으로 전송함에 따라 profitability analysis와 profit center invoice의 값이 변경된다.

아래 그림은 위에서 설명한 billing document 생성시의 영향을 나타낸다.

 

 

6.1.2 Billing document의 구조

 

SAP  시스템의 billing document는 아래 그림과 같이 하나의 header data와 하나 이상의 item data로 구성된다.

 

1) Header

- Payer number
- Billing date
- Billing document의 전체 금액
- Document currency
- Financial Accounting의 accounting document number
- Terms of payment
- Inco-terms
- Billing document의 net value를 구성하는 pricing element
- Etc.

2) Item

- Material number
- Billing 수량
- 각 item별 net value
- Weight / volume
- 각 item 별 관련 document number(예를 들어, 관련된 sales order number, delivery number)
- 각 item 별 pricing element
- Etc.

 

 

6.1.3 Billing document type

 

다양한 Billing process를 수행할 수 있게 하기위해 SAP  시스템은 아래와 같은 billing document type을 제공한다.

Billing document type	Billing document description
F1	Order-related invoice
F2	Delivery-related invoice
F5	Pro forma invoice for sales order
F8	Pro forma invoice for delivery
G2	Credit memo
L2	Debit memo
RE	Credit returns
S1	Cancellation invoice
S2	Cancellation credit memo

 

 

✔ 6.2 Billing document의 생성 ( 대금청구 문서 )

6.2.1 Billing method

 

1) Individual billing document

하나의 delivery note로부터 하나의 billing document가 생성된다.

 

 

2) Collective invoice

여러 건의 delivery를 모아 하나의 billing document를 생성한다. invoice가 collect되기 위해서는 payer나 payment terms, payment method 등이 같아야 한다는 전제 조건이 있다.

 

 

3) Invoice split

하나의 delivery가 여러 건의 billing document로 나누어진다. 예를 들어, Delivery note의 각 item이 서로 다른 payer를 가지거나 회계적으로 다른 조건을 가질 경우 시스템은 이들 item을 서로 다른 billing document로 나누어 생성해 준다.

 

 

6.2.2 Create billing document

 

Billing document를 Create하는 방법에는 다음과 같은 두 가지가 있다.

1) 특정 Delivery note나 Sales order로부터 생성

Billing document create화면에서 delivery note 번호나 sales order 번호를 직접 입력하여 Billing document creation을 수행한다.

Billing document 생성 시 다음의 필드 값을 수동으로 입력함으로써 시스템이 제안하는 값을 사용자가 변경할 수 있다. (Default data)

   ◆ Billing type

생성하려는 Billing document type을 입력한다.
이 필드에 값을 입력하지 않은 경우에는 Sales order나 delivery 에서 미리 지정된 type의 billing document가 생성된다.

   ◆ Billing date

원하는 billing date를 입력한다.
이 필드에 값을 입력하지 않은 경우에는 delivery note의 actual goods issue date가 billing document의 billing document로 제안된다.
Billing document에 입력된 billing date는 FI 모듈의 Accounting document의 posting date로 연결되므로 매우 중요한 의미를 가진다.

   ◆ Date of services rendered

Credit memo나 debit memo에서 서비스가 수행된 날짜를 입력한다.

   ◆ Pricing date

Billing document에서 pricing date를 수정하려 할 때 입력된다.

2) Billing due list로부터 생성

Selection criteria를 이용하여 billing date나 Sold-to party 등을 조건으로 해당하는 billing due list를 만들 수 있으며, 만들어진 Billing due list를 수행시켜 시스템은 자동으로 여러 개의 Billing document를 생성시킨다.

아래 그림은 여러 delivery note 중에서 sold-to party C1을 대상으로 해서, 5월 15일을 기준으로 Billing due list를 수행시키는 과정과 그 결과를 보여주고 있다.

Billing due list를 통해 billing document를 생성시 error가 발생한 경우는 log 파일에 그 내용이 저장된다.

 

 

 

6.2.3 Billing document의 data

 

1) Reference document

Billing document는 여러 다양한 document를 참조하여 생성할 수 있다.
 

Billing document	Reference document
Invoice	Sales order 나 delivery note
Credit memo	Credit memo request
Debit memo	Debit memo request
Pro forma invoice	Sales order 나 delivery note
Cancellation invoice	Billing document
Cancellation credit memo	Credit memo
Invoice list	Invoices

아래 그림은 이러한 문서들간의 참조 관계를 설명한다.

 

 

2) Data flow

Billing document의 data는 reference document로부터 복사 된다. 예를 들어 Delivery related invoice인 경우, 수량과 제품 정보는 delivery note로부터 참조되고, 금액과 계약조건 등은 sales order로부터 참조된다.

Billing document type에서 Text나 Partner에 대한 data flow관계를 설정할 수 있다.

Header level에서의 copy control에서 다음 data의 참조관계를 설정할 수 있다.

- Foreign trade data
- Assignment numbers
- Reference numbers
- Item number assignments
 

Item level에서의 copying control에서 다음 data의 참조관계를 설정할 수 있다.

- Quantities
- Prices

또한 data transfer routine을 사용하여 billing document 생성시 복사되어져야 할 데이터를 정의할 수 있다.
(Billing document의 copying control)

 

 

 

6.2.4 Billing document의 Pricing

 

Billing document의 copying control에서 pricing type을 지정할 수 있으며 이 값에 따라 billing document의 price가 재결정 될 수 있다.
 

Pricing type	Type description
A	Copy pricing elements and update according to scale
B	Apply completely new pricing
C	Copy manual pricing elements and redetermine the other
D	Copy pricing elements unchanged
E	Copy pricing elements and vales enchanged
F	Only used within the program
G	Copy pricing elements unchanged and redetermine taxes
H	Copy pricing elements and redetermine freight

 

아래 그림은 billing document의 pricing type에 따라 billing document의 금액이 어떻게 결정되는지를 설명하고 있다.

 

 

 

✔ 6.3 Various billing document

6.3.1 Invoice

 

Invoice는 Sales order를 참조하여 생성할 수 있고 (F1 type) delivery를 참조하여 생성할 수도 있다. (F2)
 

• 생성 절차

- Logistics a Sales/Distribution a Billing

- Billing document a Create
Document 필드에 참조하려는 sales order 번호나 delivery 번호를 입력한다.
Billing document 생성에 필요한 default date를 변경하고 싶으면 default date 버튼을 누른다.

- Edit a Execute
버튼을 누르면 Billing document의 생성이 foreground로 수행된다.

- Edit a Save
버튼을 누르면 Billing document의 생성이 Background로 수행된다.

 

 

6.3.2 Credit memo / Debit memo

 

Credit memo와 debit memo는 여러 가지 이유로 인해 생성될 수 있다.
예를 들어 납품한 제품의 품질에 문제가 발생하였거나, 고객에게 청구한 금액이 잘못 계산된 경우 등이 그것이다.

Credit memo와 Debit memo를 이용해서 제품의 이동없이 Billing document를 생성할 수 있다.

 

Credit memo와 debit memo는 reference 하는 document에 따라 다른 document type을 가진다.
 

Reference document	Billing document	Billing document type
Credit memo request	Credit memo(준다)	G2
Return order	Credit fore return	RE
Debit memo request	Debit memo(받는다)	L2

 

• 생성 절차

- Logistics a Sales/Distribution a Billing

- Billing document a Create
 Document 필드에 reference document number를 입력한다.
 Billing document 생성에 필요한 default date를 변경하고 싶으면 default date 버튼을 누른다.

- Edit a Execute
 버튼을 누르면 Billing document의 생성이 foreground로 수행된다.

- Edit a Save
 버튼을 누르면 Billing document의 생성이 Background로 수행된다.

 

 

6.3.3 Proforma invoice

 

Proforma invoice는 Sales order로부터 생성될 수도 있고(F5), Delivery로부터 생성될 수도 있다. (F8)

Delivery를 reference해서 pro forma invoice를 생성하는 경우는 goods issue가 전제되지 않아도 된다.

 

• 생성 절차

- Logistics a Sales/Distribution a Billing

- Billing document a Create
Document 필드에 reference document number를 입력한다.

- Settings a Default data
를 선택해 billing type 필드에 F5나 F8을 입력한다.
F5 : order-related pro forma invoice
F8 : delivery-related pro forma invoice

- Edit a Execute
버튼을 누르면 Billing document의 생성이 foreground로 수행된다.

- Edit a Save
버튼을 누르면 Billing document의 생성이 Background로 수행된다.

 

 

 

6.3.4 Cancellation

 

여러 가지 이유에 의해 이미 만들어진 billing document는 취소
되어질 수 있다. 예를 들면, billing document의 금액이 잘못 기입되었거나 billing date가 잘못 입력된 경우 Cancellation 할 수 있다.

 

✔ 6.4 Accounting 과의 integration

6.4.1 Financial accounting과의 Integration

 

Billing document가 생성되면 다음의 account로 해당 데이터가posting된다

- Customer account receivable
- General ledger
- Revenue
- Sales deduction
- Accruals (Rebate agreement의 경우)
  : Accrual account
  : Accrual clearing account

시스템은 미리 설정된 account assignment를 통해 자동으로 해당 금액을 해당 계정(Account)으로 기표한다.

시스템은 cost와 revenue를 business area에 할당한다.
Business area는 sales area나 plant/division에 따라 설정할 수 있다.

Billing document는 reference number와 allocation number를 FI로 넘겨 줄 수 있다.

 

Billing document가 생성되면 Posting data는 자동으로 FI모듈로 전송된다. 이때 Sales order내에 있는 dunning procedure는 Billing document를 통해 FI의 account document로 복사되고, 복사된 dunning procedure에 따라 특정 invoice에 대해 고객에게 dunning을 할 수 있게 된다.

 

 

6.4.2 Controlling과의 Integration

 

Cost와 revenue는 아래의 sub-ledger로 할당될 수 있다.

- Profit center
- Cost center
- Extended general ledger
- Projects
- Make-to-order sales orders
- Plant maintenance order
- Profitability analysis (COPA)
- Cost collector

 

6.4.3 Billing document의 posting block

 

일반적으로 Credit memo나 Debit memo인 경우, 자동으로 Account document가 생성되지 않는데, 이는 Posting block되어 있기 때문이다.
Posting block은 Billing document type별로 설정할 수 있으며, posting block된 billing document는 Release to Accounting 버튼을 수동으로 눌러야 FI모듈로 account document가 생성될 수 있다.
 시스템의 표준 기능을 이용하여 blocked billing document를 list up해 볼 수 있다.

SAP  시스템에서 posting block되는 경우는 아래와 같다.

- Billing document type에 posting block이 설정된 경우
- Account assignment에 error가 발생한 경우
- Billing document가 complete하지 않은 경우
- Pricing에서 error가 발생한 경우

Billing document가 posting block된 경우는 billing document를 수정한 후 release 시킨다.

 

• 절차

- Logistics a Sales/Distribution a Billing
- Billing document a Change

- Billing document number를 입력한다.

- Billing document a Release To Accounting을 선택한다.

 

 

✔ 6.5 Billing 관련 정보

1) Incompletion / Error Log

Billing document의 Change나 Display mode로 들어가

- Edit a Incompletion log
- Edit a Log

메뉴를 선택해 document의 incompletion log와 error log를 확인할 수 있다.

2) Accounting overview

- Logistics a Sales/Distribution a Billing
- Billing document a Change
- Billing document number를 입력하고 Enter를 누른다.
- Overview a Accounting

을 선택하면 dialog box가 나타나 해당 billing document와 관련된 accounting document list를 보여주고 조회를 원하는 accounting document를 선택하면 상세 내역을 볼 수 있다.

3) Document status

- Logistics a Sales/Distribution a Billing
- Billing document a Change
- Billing document number를 입력하고 Enter를 누른다.
- Header a status

메뉴를 눌러 billing document의 header status를 확인할 수 있다.

- Item a status

메뉴를 눌러 billing document의 해당 item의 status를 확인할 수 있다.

- Environment a Document flow a Status overview

메뉴를 선택해 문서 흐름과 상태를 확인할 수 있다.

4) Block된 billing document의 List

- Logistics a Sales/Distribution a Billing
- Billing document a Blocked billing docs

선택을 위한 조건들을 입력한 후

- Execute버튼을 누른다.